„Das kann doch nicht sein! Unser Recruitingprozess dauert 57 Tage!“

An die Aussage des neuen Personaldirektors erinnere ich mich wohl noch lange:
 „Das kann doch nicht sein! Ein Recruitingprozess dauert bei uns 57 Tage!“ 

Die anwesenden Recruiter des Unternehmens saßen im Besprechungsraum und lauschten den Worten ihres Chefs. „Was will er damit wohl sagen? Sind wir zu langsam? Wohin möchte er? Was sind seine Ziele? Kennt er unsere Abläufe und Strukturen? Hat er schon einmal mit unserem Bewerbermanagement gearbeitet?“ Diese Fragen geisterten durch die Köpfe der Mitarbeiter.

Für das Unternehmen analysierte ich den vorhandenden Online-Recruitingprozess und bin auf manch merkwürdige Dinge gestoßen:
1. Bewerbung über ein Online-Portal, welches mich vor einige Herausforderungen stellt:

  • AGG Konformität der abgefragten Daten ist nicht gegeben
  • Auswahl von Jobs in bestimmten Regionen nicht wählbar
  • Manche Schaltflächen sind sehr gut versteckt
  • Lange Texte und viel Prosa auf dem Bewerberportal
  • Erfassung meines gesamten Lebenslaufes obwohl ich ihn als PDF und Word-Dokument vorliegen habe
  • 2MB Speicherplatz für meine Dokumente
  • Eingangsbestätigung wird umgehend nach absenden der Bewerbung versandt. In dieser Bestätigung ist weder ein Ansprechpartner, noch eine Telefonnummer vorhanden – nur ein Link der auf das firmeninterne Intranet verweist ist in der unformatierten Mail enthalten

2. Anruf im Unternehmen. 2 Wochen nachdem ich mich online beworben hatte:

Anruf um 9:00 Uhr morgens. In der Personalabteilung ist noch niemand erreichbar
Anruf um 10:30 Uhr. Gesprächspartner war ein Praktikant der das Bewerbermanagement betreut. Er fand meinen Datensatz und teilte mir mit, dass die Bewerbung eingegangen sei und nun im Workflow liegt. Auf die Frage, was dies bedeute, antwortete er: „Da müssen jetzt ein paar Leute bei uns im Haus drüberschauen ob alles passt und dann bekomme ich weitere Anweisungen“.
3. Anruf im Unternehmen. 4 Wochen nachdem ich mich online beworben hatte und immer noch nichts Offizielles gehört hatte:

Mein Ansprechpartner aus den ersten Telefonaten war nicht mehr zu sprechen, dafür hatte ich eine sehr kompetente Mitarbeiterin am Telefon, die mir sehr gut Auskunft zu meiner Bewerbung gab. „Die Bewerbung ist im Workflow und liegt derzeit im Fachbereich. Das heißt die erste Hürde ist geschafft und jetzt heißt es einfach warten.“

4. Anruf im Unternehmen. 7 Wochen nachdem ich mich online beworben hatte und immer noch nichts Offizielles gehört hatte:

Meine Ansprechpartnerin erinnerte sich gleich an mich und war empört, dass ich immer noch nichts gehört hatte. Sie sagte mir: „Der Fachbereich hat den Workflow abgeschlossen und Sie sind eine Runde weiter.“  Auf die Frage, wie es nun weiter geht, erhielt ich die Auskunft, dass nun ein Telefoninterview folgen würde. Wann dies erfolgt, könne sie nicht sagen da sich der Prozessowner, der Fachbereich und HR über den Termin abstimmen müssten.

5. Da mein Termin mit dem neuen Personaldirektor immer näher kam, hatte ich mich dazu entschlossen, meine Test-Bewerbung in diesem Unternehmen zurück zu ziehen. In einer Mail an meine Ansprechpartnerin teilte ich mit, dass ich für diese Stelle als Bewerber nicht mehr zur Verfügung stehen würde. Eine Antwort erhielt ich auf dies Mail keine.

6. Nach weiteren 8 Tagen erhielt ich vom Unternehmen einen Brief. Der Inhalt sorgte bei mir für ein Schmunzeln stimmte mich doch auch bedenklich.
„ …..wir danken Ihnen für Ihre Bewerbung in unserem Unternehmen. Leider können wir Sie im weiteren Bewerbungsprozess nicht berücksichtigen, da wir uns für einen anderen Bewerber entschieden haben….zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück……..“

Der Brief war vom Praktikanten unterschrieben mit dem ich das erste Telefonat geführt hatte.
Im Brief waren keine Unterlagen beigefügt, wahrscheinlich lag es daran, dass ich mich online beworben hatte.

Als ich den Recruitern des Unternehmens dieses Protokoll erläuterte, wurden viele ganz still. In den anschließenden Workshops machten wir uns dann auf den Weg um den Prozess komplett umzukrempeln und kundenfreundlich zu gestalten.

Die Ideen der Mitarbeiter waren sehr gut und viele dieser Ideen wurden umgesetzt. Heute, 5 Monate nach der Umsetzung hat das Unternehmen einen tollen Weg beschritten. Weg von der Bewerberverwaltung – hin zu einem sehr gut durchdachtem Recruitingprozess, welcher heute nur noch 9 Tage dauert!
Jeder Bewerber hat heute einen festen Ansprechpartner. Der Bewerber ist jederzeit über den Stand seiner Bewerbung informiert und weiß genau, welche Schritte als nächste Folgen. Das Onlinebewerbungsverfahren wurde angepasst und vieles wurde vereinfacht und durch eine gute Anpassung der Benutzeroberfläche selbsterklärend gestaltet.

3 Gedanken zu “„Das kann doch nicht sein! Unser Recruitingprozess dauert 57 Tage!“

  1. Sollte alles gar nicht sein, gleichwohl für viele Untgernehmen noch traurige Realität. Unsere „Haupt-Sorgenkinder“ sind nach wie vor die Führungskräfte die auf den ihnen übermittelten Bewerbungen „sitzen“. Damit wird der bei uns an sich sehr gute Workflow völlig ausgehebelt. Auch Mahnmails führen bei vielen Führungskräften zu keiner Besserung. Bleibt nur noch der radikale Weg – nach 2 Mahnungen an FK. Bewerber für diese Stelle absagen (nicht für Siemens!!)

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